IngatanGajah

Playbook FAQ — LMS

Panduan Fitur Seluruh Tab & Subtab IngatanGajah
Penjelasan lengkap tiap tab: fungsi, fitur utama, dan tanya–jawab praktis untuk Admin & Trainer.
📖 21 TAB / HALAMAN

Tentang Playbook Ini

Dokumen ini menjelaskan setiap tab dan subtab aplikasi IngatanGajah LMS — apa fungsinya, fitur-fitur utamanya, dan jawaban atas pertanyaan yang sering muncul. Cocok untuk melatih staf baru (Admin/Trainer) atau jadi rujukan harian.

💡 Klik judul di Daftar Isi (kiri) untuk loncat ke tab tertentu. Tekan Cetak di browser untuk menyimpan sebagai PDF.
🔑
FITUR 01

Login & Peran

Halaman masuk ke aplikasi dan sistem peran yang menentukan tab serta fitur apa saja yang bisa Anda akses sesuai jabatan.

📋 Fitur Utama

  • Form login sederhana: isi Username dan Password lalu klik tombol Masuk (logo 🐘 IngatanGajah di atas).
  • Tiga peran akun: Super Admin (akses penuh + kelola personil), Admin (akses penuh), dan Trainer (akses terbatas). Peran Anda terlihat sebagai badge di pojok kanan atas setelah login.
  • Trainer secara default hanya melihat 4 tab: Jadwal Kelas, Follow Up, Murid Stop, dan Absensi (termasuk mengisi Nilai murid di Sertifikat & Nilai).
  • Super Admin bisa menambah tab untuk Trainer lewat menu 'Akses Tambahan Trainer' (mis. Input Lesson, Data Murid, Aktivitas Lainnya, Invoice, Analytics, Rekap Murid, Briefing).
  • Tombol '👤 User' (kelola akun) muncul di pojok kanan atas hanya untuk Super Admin & Admin; tombol '⎋ Logout' tersedia untuk semua peran.
  • Keamanan: setelah beberapa kali salah password, login dikunci sementara (~15 menit) untuk mencegah penyalahgunaan.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara login ke aplikasi?
JBuka halaman aplikasi, masukkan Username dan Password yang diberikan admin, lalu klik tombol 'Masuk'. Jika benar, Anda langsung diarahkan ke halaman utama sesuai peran Anda.
TApa beda peran Super Admin, Admin, dan Trainer?
JAdmin punya akses penuh ke semua tab dan fitur operasional. Super Admin sama seperti Admin tetapi PLUS bisa mengelola personil/akun dan mengatur Akses Tambahan Trainer. Trainer hanya bisa membuka Jadwal, Follow Up, Murid Stop, Absensi, dan mengisi Nilai murid.
TSaya Trainer, kenapa banyak tab tidak muncul di layar saya?
JItu normal — secara default Trainer memang dibatasi pada 4 tab agar fokus pada tugasnya. Kalau Anda butuh tab lain (mis. Input Lesson atau Data Murid), minta Super Admin menambahkannya lewat 'Akses Tambahan Trainer'.
TSaya lupa password, bagaimana cara mengatasinya?
JTidak ada fitur reset sendiri. Hubungi Admin atau Super Admin; mereka membuka menu 👤 User (atau tab Personnel), pilih akun Anda, klik 'Reset PW', dan memberi password baru minimal 6 karakter.
TKenapa muncul pesan 'Terlalu banyak percobaan gagal'?
JSistem mengunci login sementara setelah beberapa kali salah password sebagai pengaman anti-pembobolan. Tunggu sekitar 15 menit lalu coba lagi, atau minta Admin mereset password Anda bila memang lupa.
TApakah Trainer bisa diam-diam mengakses fitur Admin lewat trik tertentu?
JTidak. Selain tab disembunyikan di layar, pembatasan utama dijaga di sisi server — jadi permintaan menyimpan atau membuka data admin tetap ditolak meskipun dicoba paksa. Trainer hanya boleh menyimpan data Follow Up, Murid Stop, Absensi, Nilai, dan tab tambahan yang diberikan Super Admin.
👤
FITUR 02

Data Murid

Pusat data semua murid IngatanGajah — tambah, edit, cari, impor, dan pantau status serta riwayat program tiap anak.

📋 Fitur Utama

  • Tabel lengkap tiap murid: Nama, Panggilan, Tgl Lahir, Sekolah, Orang Tua, No. HP, Instagram, Referral, status Bayar, Invoice yang cocok, Tgl Daftar, dan Sumber data.
  • Tombol '+ Tambah Murid' untuk input manual, dan ikon ✏️ (edit) / 🗑️ (hapus) di tiap baris.
  • Kolom 'Riwayat Program' menampilkan badge status otomatis (Aktif, Follow Up, Stop, Selesai, atau Baru) plus kolom 'Risk' (🔴 Tinggi / 🟡 Sedang / 🟢 Rendah) untuk deteksi risiko murid berhenti.
  • Klik satu baris murid untuk membuka detail riwayat enrollment (program & level yang pernah diikuti).
  • Tombol pembersih duplikat: '🧹 Exact Cleanup' (hapus duplikat nama+HP yang persis sama) dan '🔎 Cari Duplikat Mirip' (fuzzy, nama mirip ≥85%).
  • Impor massal lewat '📋 Import Sheets' (tempel dari Google Sheets), bagikan '🔗 Link Form Ortu', dan tombol melayang '🔎 Cari Murid' di kiri-bawah untuk pencarian cepat langsung dari database.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara menambah murid baru satu per satu?
JKlik tombol hijau '+ Tambah Murid' di kanan atas, isi formulir (Nama Lengkap wajib diisi), lalu klik 'Simpan Murid'. Sumber Data otomatis terisi 'admin'.
TBagaimana cara mengimpor banyak murid sekaligus dari Google Sheets?
JKlik '📋 Import Sheets', salin seluruh data dari sheet Data Murid (termasuk baris header), tempel di kotak, lalu klik '📥 Parse & Import'. Sistem mencocokkan kolom otomatis dan melewati murid yang namanya sudah ada.
TApa beda tombol '🧹 Exact Cleanup' dan '🔎 Cari Duplikat Mirip'?
JExact Cleanup menghapus duplikat yang Nama dan No. HP-nya persis sama. Cari Duplikat Mirip (Fuzzy) mencari nama yang mirip tapi tidak identik (kemiripan ≥85%), lalu Anda yang memutuskan mana yang digabung.
TKenapa kolom 'Risk' menunjukkan 🔴 Tinggi untuk seorang murid?
JItu skor risiko murid berhenti yang dihitung otomatis dari faktor seperti aktivitas terakhir. Arahkan kursor ke badge untuk melihat alasan detailnya, supaya bisa segera di-follow up.
TTombol '🔎 Cari Murid' yang melayang di kiri bawah itu untuk apa?
JItu pencarian cepat langsung dari database (server) — cocok saat data murid sangat banyak. Ketik nama, panggilan, HP, atau sekolah, lalu klik '✏️ Buka' pada hasil untuk langsung mengedit murid tersebut. Fitur ini hanya untuk admin.
📚
FITUR 03

Input Lesson

Kelola semua kelas/lesson aktif IngatanGajah beserta jadwalnya, daftar murid yang ikut, dan progres pertemuannya.

📋 Fitur Utama

  • Tabel kelas lengkap: Trainer, Program, Bahasa, Level, Tipe Kelas, Cabang, tanggal Start/End, total Sesi, Jumlah Murid, jam & hari, Admin PIC, dan Status.
  • Tombol '+ Tambah Kelas' membuka formulir lengkap yang sudah termasuk fitur enroll murid multi-select (cari & pilih beberapa murid sekaligus saat membuat kelas).
  • Kolom 'Pertemuan Ke-' bisa diisi langsung di tabel dan tersimpan otomatis tanpa perlu buka modal.
  • Klik baris kelas untuk membuka panel enroll: pilih murid dari dropdown + tanggal lalu '+ Enroll', atur pertemuan per murid dengan tombol − / +, dan tandai 'Selesai' bila murid kelar.
  • Ikon ⚠️ muncul di kolom Program bila jadwal trainer bentrok dengan kelas lain di waktu yang sama.
  • Tombol '🎯 Suggest Slot' (Smart Schedule Optimizer) mencari slot jam kosong trainer, '📋 Import CSV' untuk impor massal, dan tombol '➡️ FU' di tiap baris untuk memindahkan kelas ke Follow Up.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara mendaftarkan murid ke sebuah kelas?
JAda dua cara: saat membuat kelas baru pakai bagian '👥 Enroll Murid' (multi-select) di formulir Tambah Kelas, atau klik baris kelas yang sudah ada lalu pilih murid dari dropdown 'Pilih dari Daftar Murid', atur tanggal, dan klik '+ Enroll'.
TApa beda 'Pertemuan Ke-' di tabel dengan tombol − / + di dalam baris yang di-expand?
J'Pertemuan Ke-' di kolom tabel adalah progres pertemuan untuk KELAS secara keseluruhan. Tombol − / + di panel expand mengatur pertemuan PER MURID. Keduanya tersimpan otomatis.
TKenapa ada ikon ⚠️ merah di sebelah nama program?
JItu peringatan jadwal bentrok: trainer tersebut punya kelas lain di hari & jam yang sama. Arahkan kursor ke ikon untuk melihat keterangannya, lalu perbaiki jadwal salah satu kelas.
TBagaimana cara mencari jam kosong trainer untuk kelas baru?
JKlik '🎯 Suggest Slot'. Pilih trainer, hari, dan durasi, lalu sistem menampilkan slot kosong terbaik dengan menghitung kelas aktif sekaligus aktivitas lainnya milik trainer itu.
TApa fungsi tombol '➡️ FU' di tiap baris kelas?
JTombol itu memindahkan kelas ke tab Follow Up (misalnya kelas yang akan berakhir dan perlu ditindaklanjuti). Kalau kelas sudah ada di Follow Up, tombol berubah jadi '✅ Di FU' dan tidak bisa diklik lagi.
📅
FITUR 04

Jadwal Kelas

Menampilkan jadwal kelas mingguan dalam bentuk grid per trainer dan jam, lengkap dengan catatan, edit info kelas, absensi, dan penanda libur.

📋 Fitur Utama

  • Tombol hari di atas: '📅 Semua Hari' untuk ringkasan seluruh minggu (kartu per hari), atau pilih satu hari (Senin–Minggu) untuk lihat grid jadwal lengkap.
  • Banner '📊 Apa yang berubah minggu ini?' di paling atas membandingkan Murid Baru, Murid Berhenti, Kelas Baru, Enrollment, Follow Up, dan Revenue 7 hari terakhir vs minggu sebelumnya (panah ▲/▼).
  • Filter Cabang (dropdown) dan pil status warna-warni: Aktif, Butuh Teman, Pertemuan Terakhir, Rencana, dan Aktivitas — klik pil untuk sembunyikan/tampilkan jenis itu.
  • Filter rentang tanggal '📅 Dari tgl / Sampai tgl' untuk menampilkan kelas & aktivitas pada tanggal tertentu; tanpa rentang, hanya aktivitas HARI INI yang muncul (kelas rutin tetap tampil).
  • Grid jadwal disusun per Cabang → per Trainer pada slot jam 07:00–21:30; tiap blok kelas bisa diklik. Ikon 📝 + angka menandakan ada catatan.
  • Klik blok kelas membuka panel detail: tulis Catatan, buka '✏️ Edit Info Kelas', tombol '📝 Absensi', dan '🚫 Tandai Libur / Ganti'. Kelas tanpa jam muncul sebagai peringatan kuning di bawah grid.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara melihat jadwal seluruh minggu sekaligus, bukan per hari?
JKlik tombol '📅 Semua Hari' di baris atas. Tampilan berubah jadi kartu ringkasan tiap hari (jumlah kelas aktif & total, plus daftar singkat kelas dan aktivitas). Untuk grid detail, klik salah satu nama hari.
TKenapa aktivitas (Trial/TFT) yang saya input tidak muncul di grid jadwal harian?
JSecara default grid hanya menampilkan aktivitas yang tanggalnya HARI INI. Untuk melihat aktivitas tanggal lain, isi filter 'Dari tgl / Sampai tgl' di toolbar. Kelas rutin (yang berulang tiap minggu) tetap tampil tanpa perlu rentang.
TBagaimana cara mengedit info kelas (trainer, jam, level) langsung dari Jadwal?
JKlik blok kelas → di panel yang muncul klik '✏️ Edit Info Kelas' untuk membukanya, ubah field yang perlu, lalu '💾 Simpan Perubahan'. Perubahan tersimpan ke audit dan otomatis sinkron dengan tab Input Lesson karena datanya sama.
TApa fungsi tombol '🚫 Tandai Libur / Ganti'?
JTombol ini menandai bahwa kelas tersebut libur hari ini dan mengalihkan trainernya ke aktivitas lain (mis. Day Off, Trial, Susulan). Pilih aktivitas pengganti, beri catatan opsional, lalu 'Buat Aktivitas' — sistem otomatis membuat entri di tab Aktivitas Lainnya.
TApa arti warna-warna pada blok kelas?
JSetiap warna mewakili status: Aktif (teal), Butuh Teman (coklat), Pertemuan Terakhir (merah), dan Rencana (biru). Aktivitas seperti Trial/Day Off tampil pink/abu. Gunakan pil filter di toolbar untuk menampilkan hanya status yang Anda butuhkan.
🗓️
FITUR 05

Aktivitas Lainnya

Mencatat semua aktivitas trainer di luar kelas reguler — seperti TFT, Trial, Excursion, dan Day Off — beserta jadwal, PIC admin, dan catatannya.

📋 Fitur Utama

  • Tombol '+ Tambah' membuka form aktivitas (Trainer, Aktivitas, Hari, Tanggal, Jam Mulai/Selesai, PIC Admin, Catatan), dan '📋 Import CSV' untuk input massal.
  • Kartu 'Dashboard Jenis Aktivitas' di atas menampilkan rekap visual jumlah aktivitas per jenis (Trial, TFT, dll).
  • Filter lengkap: kotak Cari (trainer/aktivitas/catatan), dropdown Trainer, Hari, Aktivitas, plus filter tanggal — dengan tombol '✕ Reset'.
  • Tabel berisi kolom Trainer, Aktivitas (badge), Jam, Hari, Tanggal, PIC Admin, dan Catatan, lengkap dengan jumlah baris terfilter.
  • Tiap baris punya tombol ✏️ (edit) dan 🗑️ (hapus); header kolom bisa diklik untuk mengurutkan data.
  • Bar aksi massal (centang baris) untuk operasi sekaligus, dan aktivitas yang dibuat dari fitur 'Tandai Libur' di Jadwal Kelas otomatis tercatat di sini.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TApa beda tab Aktivitas Lainnya dengan Jadwal Kelas?
JJadwal Kelas untuk kelas reguler murid. Aktivitas Lainnya mencatat kegiatan trainer di luar kelas — seperti TFT, Trial murid baru, Excursion, atau Day Off — supaya jam kerja trainer tetap tercatat lengkap.
TBagaimana cara menambah aktivitas baru?
JKlik tombol '+ Tambah' di kanan atas, isi Trainer dan Aktivitas (wajib), lalu lengkapi Hari, Tanggal, Jam, PIC Admin, dan Catatan bila perlu, kemudian '✅ Simpan'. Untuk banyak data sekaligus, pakai '📋 Import CSV'.
TKenapa pilihan Aktivitas saya terbatas? Bisakah ditambah jenis baru?
JDaftar jenis aktivitas (Trial, TFT, Excurr, dll) diambil dari Master Data. Jika jenis yang Anda butuhkan belum ada di dropdown, tambahkan dulu daftar aktivitas di tab Master Data agar muncul sebagai pilihan di sini.
TBagaimana cara cepat menemukan aktivitas seorang trainer pada hari tertentu?
JGunakan kotak 'Cari' untuk ketik nama trainer atau aktivitas, atau pakai dropdown filter Trainer dan Hari di atas tabel. Anda juga bisa menyaring berdasarkan jenis Aktivitas dan rentang tanggal, lalu '✕ Reset' untuk menghapus filter.
TAktivitas 'Pengganti kelas' muncul sendiri di tabel, dari mana asalnya?
JItu berasal dari tombol 'Tandai Libur / Ganti' di tab Jadwal Kelas. Saat sebuah kelas ditandai libur, sistem otomatis membuat aktivitas pengganti untuk trainer tersebut dan mencatatnya di sini. Anda bisa mengedit atau menghapusnya seperti aktivitas biasa.
🔔
FITUR 06

Follow Up

Tempat menindaklanjuti murid yang sudah selesai level — mencatat status FU, percobaan kontak, niat lanjut, sampai menandai murid yang resmi melanjutkan ke level berikutnya.

📋 Fitur Utama

  • Dashboard Status FU di atas: ringkasan otomatis berapa murid per kategori status follow up (bisa pilih lebih dari satu kategori per murid).
  • Filter Akan Lanjut (Semua / Akan Lanjut / Belum Konfirmasi) plus filter rentang tanggal selesai untuk menyaring daftar.
  • Tabel utama berisi Program, Level, Bahasa, Nama Murid, Tgl Selesai, Status FU, FU Attempts (FU1/FU2/FU3), dan toggle Akan Lanjut.
  • Tombol 📝 FU membuka modal Update Follow Up: pilih Status FU, centang FU 1/2/3 lengkap dengan tanggal & catatan tiap percobaan.
  • Toggle Akan Lanjut (Ya, Lanjut / Belum) langsung tersimpan saat dicentang, tanpa perlu buka modal.
  • Panel 🎓 Murid Selesai — Siap Lanjut: kartu Total Selesai / Sudah Lanjut / Belum Lanjut, filter tanggal selesai + status, tombol ▶️ Lanjut, dan 📊 Export Excel.
  • Tombol Stop (merah) untuk memindahkan murid ke tab Murid Stop bila berhenti.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TApa beda toggle 'Akan Lanjut' dengan tombol '▶️ Lanjut' di panel atas?
JToggle 'Akan Lanjut' hanya menandai NIAT murid (rencana lanjut/belum), sedangkan tombol '▶️ Lanjut' di panel Siap Lanjut menandai murid benar-benar SUDAH melanjutkan ke level berikutnya dan otomatis mencatat tanggal lanjutnya.
TBagaimana cara mencatat percobaan menghubungi murid (FU1, FU2, FU3)?
JKlik tombol 📝 FU pada baris murid, lalu centang FU 1, FU 2, atau FU 3 sesuai percobaan yang sudah dilakukan. Tiap centang bisa diisi tanggal dan catatan, lalu klik 💾 Simpan.
TSaya salah klik '▶️ Lanjut'. Bagaimana membatalkannya?
JPada panel Siap Lanjut, baris yang sudah ditandai akan punya tombol ↩️ Batal. Klik tombol itu untuk mengembalikan status ke 'Belum Lanjut' dan menghapus tanggal lanjutnya.
TSebelum klik '▶️ Lanjut', bagaimana mengatur tanggal lanjut yang benar?
JDi baris filter panel Siap Lanjut ada kolom '📅 Tanggal Lanjut (saat klik Lanjut)'. Set tanggal di situ dulu, lalu klik Lanjut — tanggal itulah yang akan tercatat (default hari ini).
TKenapa ada murid yang tidak muncul di daftar Follow Up?
JDaftar hanya menampilkan murid aktif yang perlu di-follow up. Murid yang sudah ditandai Stop tidak muncul di sini (pindah ke tab Murid Stop), dan filter tanggal/Akan Lanjut yang aktif juga bisa menyembunyikan baris — coba klik ✕ Reset filter.
TBagaimana mengekspor daftar murid selesai ke Excel?
JKlik tombol 📊 Export Excel di pojok panel Siap Lanjut. File berisi daftar sesuai filter yang sedang aktif (Program, Level, Bahasa, Nama, Tgl Selesai, Status Lanjut, Tgl Lanjut).
🚫
FITUR 07

Murid Stop

Daftar murid yang berhenti dari program, lengkap dengan kategori & alasan stop dari sisi Admin dan Trainer, plus dashboard ringkasan tren berhenti.

📋 Fitur Utama

  • Dashboard ringkasan di atas: kartu Total Murid Stop, Program Terbanyak, dan Jumlah Program — semua dihitung otomatis dari data stop.
  • Dua bar chart: 📊 Stop per Program dan 📊 Stop per Level untuk melihat di mana paling banyak murid berhenti.
  • Dashboard Kategori Stop: ringkasan jumlah murid per kategori alasan berhenti (bisa lebih dari satu kategori per murid).
  • Tabel berisi Nama, Program, Level, Sumber (Follow Up / Aktivitas), Tanggal Stop, Kategori, dan Catatan Admin + Trainer.
  • Kolom alasan Admin & Trainer bisa diedit langsung dengan double-klik pada selnya.
  • Tombol 📋 (atau double-klik kategori) untuk mengubah Kategori Stop, dan tombol ♻ Aktifkan untuk mengembalikan murid menjadi aktif.
  • Filter rentang tanggal untuk menyaring daftar berdasarkan tanggal stop.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara mengembalikan murid yang stop menjadi aktif lagi?
JKlik tombol ♻ Aktifkan pada baris murid tersebut. Murid akan dihapus dari daftar Murid Stop dan kembali aktif, serta tercatat di Log Aktivitas sebagai reaktivasi.
TBagaimana mengisi atau mengubah alasan stop dari Admin dan Trainer?
JDouble-klik langsung pada teks 'Admin:' atau 'Trainer:' di kolom Catatan untuk mengeditnya secara inline, lalu simpan. Keduanya terpisah agar alasan versi admin dan versi trainer bisa berbeda.
TBagaimana cara mengubah kategori alasan stop setelah murid sudah masuk daftar?
JDouble-klik pada sel Kategori atau klik tombol 📋 di kolom Aksi. Modal Edit Kategori Stop akan terbuka dan Anda bisa memilih lebih dari satu kategori.
TApa arti kolom 'Sumber' (Follow Up vs Aktivitas)?
JSumber menunjukkan dari mana murid di-stop: 'Follow Up' artinya di-stop dari tab Follow Up setelah selesai level, sedangkan 'Aktivitas' artinya di-stop dari tab Aktivitas Lainnya.
TKenapa angka di kartu 'Program Terbanyak' atau grafik berbeda dengan yang saya harapkan?
JKartu dan grafik dihitung dari SELURUH data murid stop, bukan dari hasil filter tanggal pada tabel. Jadi grafik menampilkan gambaran total, sementara tabel di bawahnya mengikuti filter tanggal yang sedang aktif.
🧾
FITUR 08

Invoice & Finance

Tempat membuat, mengelola, dan memantau seluruh tagihan serta pembayaran murid — mulai dari bikin invoice, diskon, status bayar, sampai upload bukti dan cetak PDF.

📋 Fitur Utama

  • 4 kartu ringkasan di atas: Total Invoice, Lunas, Cicilan (belum lunas), dan Overdue (jatuh tempo lewat & belum lunas).
  • Tombol '+ Buat Invoice' membuka form dengan nomor invoice otomatis, pilih murid dari daftar, Admin PIC, program/level/cabang/bahasa, harga, biaya registrasi, dan tombol status bayar.
  • Fitur 'Isi otomatis dari Paket' — pilih paket harga lalu klik 'Terapkan Paket' untuk mengisi harga & program sekaligus, plus tombol '+ Tambah Diskon' (Rp atau %) yang langsung menghitung Total Bayar.
  • Filter lengkap: kotak Cari (nama/no. invoice/program), dropdown Status Bayar, centang 'Overdue saja', filter tanggal, dan tombol '✕ Reset'.
  • Tabel per baris: dropdown ganti Status (Lunas/Cicilan 1/Cicilan 2), kolom Bukti (📎 Upload ke Drive atau 📄 Lihat Bukti), serta tombol ✏️ Edit, 🖨️ Cetak PDF, dan 🗑️ Hapus.
  • Baris invoice yang sudah lewat jatuh tempo dan belum lunas otomatis ditandai merah dengan badge OVERDUE.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara membuat invoice baru?
JKlik tombol '+ Buat Invoice' di kanan atas. Nomor invoice terisi otomatis; pilih murid dari daftar (atau ketik nama), isi program/harga/registrasi, lalu klik '🧾 Buat Invoice'. Total Bayar dihitung otomatis di bawah.
TBagaimana cara menambahkan diskon ke invoice?
JDi dalam form Buat/Edit Invoice, klik '+ Tambah Diskon', lalu isi Label, pilih tipe Rp atau %, dan Nilai. Untuk diskon kedua dan seterusnya Anda bisa pilih dihitung 'dari Harga awal' atau 'Setelah diskon sebelumnya'. Total Bayar langsung diperbarui.
TBagaimana cara mengubah status pembayaran dan upload bukti bayar?
JStatus bisa langsung diganti lewat dropdown di kolom Status pada baris invoice (Lunas / Cicilan 1 / Cicilan 2). Untuk bukti, klik '📎 Upload' di kolom Bukti, pilih file JPG/PNG/PDF (maks 10MB), lalu unggah ke Drive — setelah itu tombol berubah jadi '📄 Lihat Bukti'.
TKenapa ada invoice yang barisnya berwarna merah dan bertanda OVERDUE?
JItu artinya tanggal jatuh tempo (Due Date) sudah lewat tapi statusnya belum 'Lunas'. Untuk menyaring hanya yang seperti ini, centang 'Overdue saja' di bagian filter.
TApa beda tab Invoice & Finance ini dengan tab Tagihan?
JTab Invoice & Finance ini menampilkan SEMUA invoice (lunas maupun belum) dan dipakai untuk membuat/mengedit/menghapus invoice. Tab Tagihan khusus menampilkan yang BELUM lunas untuk mencatat cicilan dan mengirim pengingat WhatsApp ke orang tua.
💳
FITUR 09

Tagihan & Cicilan

Halaman khusus admin untuk menindaklanjuti tagihan yang belum lunas — mencatat cicilan, melihat sisa tagihan, dan mengirim pengingat WhatsApp ke orang tua.

📋 Fitur Utama

  • Hanya menampilkan invoice yang BELUM lunas; yang sisanya sudah 0 otomatis hilang dari daftar.
  • 3 kartu ringkasan: Belum Lunas (jumlah tagihan), Total Sisa (akumulasi seluruh sisa), dan Jatuh Tempo Lewat (jumlah yang overdue).
  • Tabel berisi No. Invoice, Murid + program/level, Total, Dibayar (lengkap dengan jumlah cicilan, mis. '(2x)'), Sisa, dan Jatuh Tempo (yang lewat ditandai merah ⚠️).
  • Tombol '💰 Catat Bayar' per baris untuk mencatat pembayaran/cicilan; sisa dan status (Lunas/Belum Lunas) terhitung otomatis setelah disimpan.
  • Tombol '🔔 WA' per baris membuka WhatsApp (wa.me) ke nomor orang tua dengan pesan pengingat sisa tagihan yang sudah jadi.
  • Tombol '🔔 Kirim Pengingat (Fonnte)' di atas untuk mengirim pengingat WhatsApp massal otomatis ke semua tagihan yang jatuh tempo ≤7 hari atau sudah lewat.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara mencatat pembayaran cicilan murid?
JKlik '💰 Catat Bayar' di baris murid tersebut, lalu masukkan nominal yang dibayar (otomatis terisi sisa tagihan, bisa diubah). Sistem akan menambah jumlah yang sudah dibayar, menghitung sisa, dan menandai 'Lunas' jika sisanya habis.
TKenapa sebuah invoice hilang dari daftar Tagihan?
JKarena sisanya sudah Rp 0 alias lunas. Halaman ini sengaja hanya menampilkan tagihan yang belum lunas; setelah dibayar penuh, invoice tidak lagi muncul di sini (tetap bisa dilihat di tab Invoice & Finance).
TApa beda tombol '🔔 WA' dengan '🔔 Kirim Pengingat (Fonnte)'?
JTombol '🔔 WA' di setiap baris membuka WhatsApp Anda ke satu orang tua dengan pesan siap kirim (manual, satu per satu). Tombol 'Kirim Pengingat (Fonnte)' mengirim pesan OTOMATIS ke banyak nomor sekaligus untuk tagihan yang jatuh tempo ≤7 hari atau sudah lewat, dan membutuhkan token Fonnte terisi di Pengaturan.
TKenapa pengingat massal Fonnte tidak terkirim ke sebagian murid?
JPengingat dilewati jika tagihannya belum waktunya diingatkan (jatuh tempo masih lebih dari 7 hari), atau jika nomor HP orang tua kosong, atau token Fonnte belum diisi di Pengaturan. Setelah pengiriman, sistem menampilkan jumlah Terkirim dan Dilewati.
TKenapa tombol '🔔 WA' tidak muncul di sebagian baris?
JTombol pengingat WA hanya muncul jika nomor HP orang tua murid sudah terisi di Data Murid. Jika belum ada nomornya, lengkapi dulu data orang tua agar tombolnya tampil.
🗂️
FITUR 10

Master Data

Pusat data referensi sistem (Trainer, Admin, Program, dll.) yang dipakai sebagai pilihan dropdown di seluruh aplikasi, plus paket harga untuk auto-fill invoice.

📋 Fitur Utama

  • 7 kotak data referensi: Trainer 🧑‍🏫, Admin 👩‍💼, Hari 📅, Level 📊, Program 📚, Cabang 🏢, dan Jenis Aktivitas 🗓️ — masing-masing menampilkan jumlah item dan daftar nama berbentuk chip.
  • Tombol + (teal) di tiap kotak untuk Tambah satu item lewat modal; nama yang sudah ada otomatis ditolak agar tidak duplikat.
  • Tombol 📋 (Import CSV) di tiap kotak untuk paste banyak nama sekaligus (satu baris = satu item); duplikat & baris kosong otomatis dilewati.
  • Tiap chip punya ikon ✏️ untuk edit nama dan ✕ (merah) untuk hapus item itu.
  • Bagian 📦 Paket Harga Program: tabel Program/Level/Bahasa + Harga Program + Biaya Registrasi yang dipakai untuk mengisi invoice otomatis; tombol + Tambah dan ✕ untuk hapus paket.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TApa fungsi tab Master Data ini sebenarnya?
JIni gudang data referensi. Daftar Trainer, Program, Cabang, Hari, Level, dll. yang Anda isi di sini akan muncul sebagai pilihan dropdown di tab lain seperti Input Lesson, Jadwal Kelas, dan Data Murid. Jadi isi di sini dulu sebelum data muncul di mana-mana.
TBagaimana cara menambah banyak trainer atau program sekaligus?
JKlik tombol 📋 di pojok kotak yang dituju, lalu paste daftar nama dengan satu nama per baris dan klik Import. Nama yang sudah ada dan baris kosong akan otomatis dilewati, jadi aman.
TBagaimana cara mengganti atau menghapus nama yang salah?
JPada chip nama yang dituju, klik ikon ✏️ untuk edit namanya, atau ikon ✕ merah untuk menghapusnya. Perubahan langsung tersimpan.
TApa beda 'Paket Harga Program' dengan kotak Program biasa?
JKotak Program hanya berisi nama program. Paket Harga Program mengaitkan Program + Level + Bahasa dengan Harga Program dan Biaya Registrasi, sehingga saat membuat invoice harganya bisa terisi otomatis.
TKenapa saat saya menambah item muncul peringatan 'Nama sudah ada'?
JSistem mencegah duplikat. Jika nama (huruf besar/kecil tidak dibedakan) sudah ada di kotak itu, penambahan ditolak. Cek daftar chip-nya — kemungkinan item itu sudah ada.
🧩
FITUR 11

Master Data Skill

Halaman khusus admin untuk memetakan kemampuan tiap trainer lewat 4 matriks centang: skill Program×Level, bahasa, status full/part-time, dan penempatan cabang.

📋 Fitur Utama

  • 🧩 Matriks Skill (teal): baris = Program · Level, kolom = nama trainer; centang sel untuk menandai trainer mana bisa mengajar kombinasi itu. Ada ringkasan jumlah trainer × program × level.
  • Widget 🔎 Cari trainer yang bisa: pilih Program + Level lalu klik Cari untuk melihat daftar trainer yang dicentang untuk kombinasi tersebut (terhubung ke fitur Available Trainer).
  • 🗣️ Kemampuan Bahasa Trainer (ungu): centang Indonesia / Inggris per trainer.
  • 🧑‍🏫 Status Kepegawaian Trainer: pilih 🟢 Full-time atau 🔵 Part-time per trainer (radio button), dengan tombol ✕ untuk mengosongkan, plus ringkasan jumlah full/part/belum ditandai.
  • 🏢 Data Trainer per Cabang (oranye): centang cabang tempat tiap trainer bertugas (boleh lebih dari satu), dengan widget 🔎 Cari trainer di cabang.
  • Semua centang & pilihan tersimpan otomatis ke database begitu diklik — tidak perlu tombol Simpan.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TDi mana saya bisa menemukan menu Master Data Skill?
JDi menu samping, tepat di bawah menu Master Data, dengan ikon 🧩. Menu ini hanya tampil untuk admin — trainer tidak bisa melihatnya.
TDari mana daftar program dan trainer di matriks ini berasal?
JSemuanya diambil langsung dari tab Master Data. Jadi kalau ada trainer atau program baru, tambahkan dulu di Master Data, lalu nama/baris barunya otomatis muncul di matriks ini.
TApakah saya perlu klik Simpan setelah mencentang?
JTidak. Setiap centang, radio status, atau perubahan langsung tersimpan ke database saat itu juga dan muncul notifikasi konfirmasi. Kalau gagal, centangnya otomatis kembali ke semula.
TApa guna tombol 🔎 Cari di matriks skill dan cabang?
JUntuk cek cepat. Di matriks skill, pilih Program + Level untuk melihat siapa saja yang bisa mengajarnya. Di matriks cabang, pilih cabang untuk melihat trainer yang ditugaskan di sana. Ini membantu saat mencari pengganti atau menyusun jadwal.
TBisakah satu trainer ditempatkan di lebih dari satu cabang?
JBisa. Di matriks 🏢 Data Trainer per Cabang, centang semua cabang tempat trainer itu bertugas — boleh lebih dari satu.
TBagaimana cara membatalkan status Full-time/Part-time yang salah?
JDi bagian 🧑‍🏫 Status Kepegawaian, klik tombol ✕ di samping pilihan status trainer tersebut untuk mengosongkannya kembali ke 'belum ditandai'.
📊
FITUR 12

Analytics & Reports

Pusat statistik & laporan bisnis IngatanGajah: tren revenue, distribusi murid, performa trainer, kapasitas kelas, hingga retensi cohort — bisa difilter per periode tanggal.

📋 Fitur Utama

  • Filter periode (Dari Tanggal — Sampai Tanggal) dengan tombol Terapkan & Reset untuk membatasi semua angka pada rentang waktu tertentu.
  • 8 kartu statistik utama di atas: Total Murid, Total Kelas, Total Revenue, Total Teaching Hours, Kelas Follow Up, Kelas Butuh Teman, Pertemuan Terakhir, dan Murid Berhenti.
  • Grafik Revenue per Bulan dan Murid Baru vs Berhenti, plus Distribusi Murid per Lokasi/Cabang, per Program (donut), dan per Admin (dengan medali 🥇🥈🥉).
  • Tabel Performa Trainer (jam mengajar, jumlah kelas & murid, sorting per kolom, highlight Top 5 & Bottom 5) di samping Capacity Utilization per Cabang vs target 4 murid/kelas.
  • Heatmap visual: Peak Hours (Hari × Jam) dan Hotspot Butuh Teman (Cabang × Program), plus Cohort Retention Analysis (% murid masih aktif N bulan setelah daftar).
  • Recap Murid Pertemuan ke-7 & ke-8 di bagian paling atas tab, plus tombol Export PDF dan Export Excel untuk seluruh laporan.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara melihat laporan hanya untuk bulan atau periode tertentu?
JIsi kolom Dari Tanggal dan Sampai Tanggal di filter card paling atas, lalu klik Terapkan. Semua angka, grafik, dan distribusi akan menyesuaikan periode itu. Klik ✕ Reset untuk kembali ke seluruh data.
TApa arti warna hijau (Top 5) dan merah (Bottom 5) di tabel Performa Trainer?
JBaris hijau adalah 5 trainer dengan Teaching Hours terbanyak (yang teratas dapat medali 🥇🥈🥉), baris merah adalah 5 trainer dengan jam mengajar paling sedikit. Anda bisa klik header kolom untuk mengurutkan tabel sesuka hati tanpa mengubah pewarnaan ini.
TApa itu blok Recap Murid Pertemuan ke-7 & ke-8 di bagian atas?
JDaftar murid yang kelasnya sedang di pertemuan ke-7 dan ke-8, artinya mendekati akhir level. Gunanya untuk menyiapkan report akhir level, follow-up lanjut, dan sertifikat lebih awal. Ada tombol Export Excel khusus untuk daftar ini.
TBagaimana membaca Capacity Utilization per Cabang?
JTargetnya 4 murid per kelas. Bar hijau ✅ Optimal berarti sudah mencapai/melebihi target, oranye ⚠️ Below target, dan merah 🚨 Under-utilized berarti rata-rata murid per kelas masih terlalu sedikit dan cabang itu perlu diisi.
TApa fungsi Heatmap dan Cohort Retention?
JPeak Hours Heatmap menunjukkan jam & hari paling padat kelas — slot kosong adalah peluang isi kelas baru. Cohort Retention menampilkan berapa persen murid yang daftar di bulan tertentu masih aktif N bulan kemudian; cell yang lebih pekat berarti retensi lebih tinggi.
🗓️
FITUR 13

Absensi

Pusat kehadiran murid: ambil absen tiap sesi, pantau ketidakhadiran & kelas bermasalah, dan kelola status report kelas/bulanan plus statistik kehadiran per trainer.

📋 Fitur Utama

  • 5 sub-tab di bagian atas: ✅ Ambil Absensi, 📊 Dashboard Absen, 📋 Report Kelas, 📅 Report Monthly, dan 📈 Statistik — klik untuk berpindah.
  • Ambil Absensi: tabel semua kelas aktif (lengkap dengan pencarian + filter Trainer/Hari/Program/Level dan tombol 🔄 Refresh). Klik 📝 Absen untuk membuka drawer, pilih nomor Sesi, atur Hadir/Tidak Hadir tiap murid (default Hadir), isi keterangan jika tidak hadir, tambah Catatan Kelas, lalu centang 🚩 BERMASALAH bila ada kendala sebelum 💾 Simpan.
  • Dashboard Absen: filter rentang tanggal (preset 7 hari / Bulan ini / 30 hari) + filter trainer, dengan 4 kartu ringkasan (Total Tidak Hadir, Kelas Bermasalah, Belum Isi Absen, Butuh Susulan) dan nav section Overview / Ketidakhadiran / Bermasalah / Belum Absen / Susulan.
  • Di Dashboard, section 🚩 Bermasalah bisa diisi solusi + ditandai Selesai, dan section 🔁 Susulan bisa dicatat materi yang perlu disusulkan per murid (tombol 💾 di tiap baris).
  • Report Kelas: status report per trainer (Belum Dibuat / Sudah Dibuat / Sudah Dikirim) dengan pengingat cutoff tanggal 25, bar ringkasan, daftar trainer SUDAH/BELUM LENGKAP, dan tombol 📋 Open Report untuk mengisi link & centang Dibuat/Dikirim per murid.
  • Report Monthly: khusus kelas berstatus 'Pertemuan Terakhir' — menghitung otomatis batas 14 hari sejak sesi terakhir, menampilkan banner 🚨 murid overdue, toggle '🔴 Hanya Overdue', dan banner audit. Statistik: rekap per trainer (jumlah kelas, murid, sesi, % Hadir, % Absen) + Top 5 absensi tertinggi/terendah.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara mengambil absensi sebuah kelas?
JDi sub-tab ✅ Ambil Absensi, cari kelasnya lalu klik tombol 📝 Absen di kolom paling kanan. Pada drawer yang terbuka, pilih nomor Sesi, atur kehadiran tiap murid (otomatis Hadir, matikan jika tidak hadir), lalu klik 💾 Simpan Absensi.
TKenapa nomor sesi yang sudah pernah diabsen tidak bisa dipilih lagi?
JSesi yang sudah diabsen ditandai abu-abu/non-aktif (disabled) supaya tidak terabsen dobel. Sistem juga otomatis menyarankan sesi berikutnya (pertemuan ke + 1). Daftar 'Sesi terabsen' ditampilkan di bawah tombol sesi.
TApa yang terjadi kalau saya mencentang 🚩 Tandai kelas BERMASALAH?
JKelas itu akan muncul di sub-tab 📊 Dashboard Absen pada section 🚩 Bermasalah beserta deskripsi yang Anda tulis. Di sana admin bisa menuliskan solusinya dan menandai 'Selesai' bila sudah ditangani.
TApa beda Report Kelas dengan Report Monthly?
J📋 Report Kelas memantau status pembuatan & pengiriman report untuk semua kelas aktif (dengan cutoff tanggal 25). 📅 Report Monthly khusus kelas berstatus 'Pertemuan Terakhir' (akhir level) dan menghitung batas 14 hari sejak sesi terakhir murid — murid yang lewat batas ditandai overdue.
TMengapa pertemuan ke- kelas naik otomatis setelah saya simpan absen?
JSaat absen disimpan dan minimal satu murid Hadir, sistem otomatis menaikkan 'pertemuan ke-' kelas serta progres murid. Kalau semua murid Tidak Hadir (alfa total), sesi dianggap belum berjalan sehingga pertemuan tidak naik.
🔁
PANDUAN TRAINER

Alur Kerja: Absensi → Rekap Kelas

Panduan super sederhana untuk trainer: cukup ambil absensi tiap sesi, dan Rekap Kelas + daftar Susulan terisi otomatis. Ikuti langkahnya satu per satu — gampang, kok!

🧭 Alur Singkat (3 langkah)

  • 1. Ambil Absensi — di setiap sesi, tandai murid ✅ Hadir / ❌ Tidak Hadir.
  • 2. Rekap Otomatis — begitu kamu Simpan, Rekap Kelas untuk sesi itu terisi sendiri. Tidak perlu mengetik ulang.
  • 3. Tracking Susulan — murid yang tidak hadir & butuh susulan otomatis masuk daftar untuk dijadwalkan.

📝 Cara Ambil Absensi (lakukan tiap sesi)

  • Langkah 1 — Buka kelas & pilih Sesi. Klik 📝 Absen di kelasmu, lalu pilih nomor Sesi yang mau diisi. Tiap sesi diisi sendiri-sendiri (Sesi 1 dan Sesi 2 itu dua isian berbeda).
  • Langkah 2 — Tandai kehadiran. Untuk tiap murid pilih ✅ Hadir atau ❌ Tidak Hadir (otomatis Hadir; matikan bila tidak hadir).
  • Langkah 3 — Murid tidak hadir? Centang 🔁 Butuh Susulan di sebelah namanya. Nama itu otomatis masuk ke Tracking Susulan supaya tidak terlupa.
  • Langkah 4 — Kelas ada masalah? Centang 🚩 BERMASALAH lalu tulis singkat masalahnya (mis. anak rewel, materi belum selesai, alat rusak).
  • Langkah 5 — Catatan Kelas (opsional). Boleh isi cerita singkat tentang kelas; boleh juga dikosongkan.
  • Langkah 6 — Klik 💾 Simpan. Selesai! 🎉 Absensi tersimpan DAN rekap kelas ikut terisi otomatis.

✨ Yang terjadi otomatis di Rekap Kelas

  • Satu sesi = satu baris rekap. Absen ulang sesi yang sama akan memperbarui baris itu (tidak jadi dobel).
  • Status baris otomatis: Normal (kalau tidak dicentang bermasalah) atau Bermasalah (kalau kamu centang 🚩).
  • Butuh Susulan dicatat lewat nama murid yang tidak hadir (bukan status baris) → langsung masuk Tracking Susulan.
  • ⛔ Absensi adalah sumber utama. Kelas yang sudah diabsen tidak perlu diisi ulang lewat form Input Kelas manual — biar datanya tidak dobel.

🔁 Pakai Tracking Susulan

  • Buka Recap Kelas → Dashboard → 🔁 Tracking Susulan.
  • Lihat daftar 🔴 Belum Disusulkan (perlu dijadwalkan) dan ✅ Sudah Disusulkan.
  • Sudah menyusul murid? Isi tanggal + hasil lalu centang Sudah — murid pindah ke daftar Sudah Disusulkan.
  • Filter cepat: 📅 Rentang Tanggal · 🧑‍💼 Admin · 🧑‍🏫 Trainer · 🏢 Cabang. Klik ✕ Reset untuk menampilkan semuanya lagi.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TApakah saya masih perlu mengisi rekap kelas secara manual?
JTidak. Kalau kamu sudah ambil absensi, rekap kelas untuk sesi itu terisi otomatis. Absensi adalah sumber utama; input manual hanya untuk kelas yang memang tidak lewat absensi.
TKalau saya absen ulang sesi yang sama, apakah jadi dua baris?
JTidak. Sistem memperbarui baris yang sama (dikunci per kelas + tanggal + sesi), jadi tidak dobel.
TDi mana murid yang butuh susulan muncul?
JSetiap murid yang kamu centang "Butuh Susulan" saat absen otomatis muncul di Recap Kelas → 🔁 Tracking Susulan, pada daftar 🔴 Belum Disusulkan.
TKalau admin sudah membetulkan sebuah baris rekap, lalu saya absen ulang — apakah betulannya hilang?
JTidak. Baris yang sudah dikunci/diedit admin tidak akan tertimpa oleh absen ulang.
🧑‍🎓
FITUR 14

Rekap Murid

Riwayat lengkap kelas (enrollment) per nama murid, dilengkapi dashboard grafik jumlah murid per Program & Level.

📋 Fitur Utama

  • Dashboard '📊 Murid per Program & Level' di atas: grafik batang jumlah murid unik per program (dipisah per level), plus ringkasan total murid, kelas aktif, dan kelas selesai.
  • Grafik interaktif: arahkan kursor ke batang untuk lihat detail (murid/aktif/selesai), dan klik batang untuk memfilter daftar murid di bawahnya.
  • Kotak pencarian 'Cari nama murid, program, trainer...' untuk menyaring daftar murid secara langsung saat mengetik.
  • Setiap murid tampil sebagai kartu yang bisa diklik untuk membuka/menutup; menampilkan inisial, daftar program yang diikuti, serta badge jumlah kelas Aktif dan Selesai.
  • Saat kartu dibuka: tabel rinci setiap kelas berisi Program, Level, Trainer, Cabang, Hari & Jam, progres Pertemuan/Sesi (dengan bar progres), tanggal Enroll, dan Status.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TApa beda Rekap Murid dengan tab Data Murid?
JRekap Murid fokus pada riwayat kelas: setiap nama murid dikelompokkan dengan semua kelas yang pernah/sedang diikuti beserta progres pertemuannya. Cocok untuk melihat perjalanan belajar satu murid lintas program dan level.
TBagaimana cara melihat semua kelas yang diikuti satu murid?
JCari namanya di kotak pencarian, lalu klik kartu murid tersebut. Kartu akan terbuka dan menampilkan tabel berisi tiap kelas: program, level, trainer, jadwal, progres pertemuan/sesi, tanggal enroll, dan status Aktif/Selesai.
TBagaimana grafik dashboard bisa membantu saya?
JHover batang untuk melihat rincian jumlah murid, kelas aktif, dan selesai per program & level. Klik batang untuk langsung menyaring daftar murid di bawah sesuai program/level itu, tanpa perlu mengetik di pencarian.
TKenapa ada murid yang muncul tapi tertulis 'Belum ada kelas'?
JMurid itu sudah terdaftar di Data Murid tetapi belum punya enrollment atau belum tercantum di kelas mana pun. Begitu dia dimasukkan ke sebuah kelas, riwayatnya otomatis muncul di kartu ini.
TAngka jumlah murid di dashboard dihitung dari mana?
JDashboard menghitung murid unik per Program & Level berdasarkan data kelas dan enrollment (termasuk nama anak yang tercantum di kelas). Jadi satu nama tidak dihitung ganda walau ikut beberapa kelas di level yang sama.
📝
FITUR 15

Recap Notes

Kumpulan catatan jadwal kelas dari semua trainer dalam satu tabel yang bisa difilter, diedit, dan diekspor ke Word.

📋 Fitur Utama

  • Tabel catatan berisi Tanggal, Hari, Waktu, Trainer, Program/Aktivitas, Level, Cabang, dan isi Catatan; bisa diurutkan dengan klik judul kolom.
  • Filter di atas tabel: Dari–Sampai Tanggal, Trainer, dan Program; klik 'Terapkan' untuk menyaring, atau '✕' untuk reset filter tanggal.
  • Catatan aktivitas (bukan kelas reguler) ditandai bintang ★ dan badge warna oranye agar mudah dibedakan dari program kelas.
  • Edit cepat: tombol ✏️ mengubah catatan langsung di baris (inline), simpan dengan 💾 atau batal dengan ✕; tombol 🗑️ untuk menghapus catatan.
  • Tombol '📄 Export Word' membuka dialog untuk mengunduh file .doc (bisa pilih rentang tanggal atau dikosongkan untuk semua) yang rapi dibuka di Word/LibreOffice/Google Docs.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TDari mana isi catatan di Recap Notes berasal?
JCatatan ini adalah catatan jadwal kelas yang ditulis trainer di kelas masing-masing. Semua terkumpul otomatis di sini sehingga admin bisa melihat catatan dari seluruh trainer dalam satu tempat.
TBagaimana cara mengedit catatan tanpa pindah halaman?
JKlik tombol ✏️ di baris catatan. Kolom catatan berubah jadi kotak teks — ubah isinya, lalu klik 💾 untuk menyimpan atau ✕ untuk membatalkan. Catatan tidak boleh dikosongkan saat disimpan.
TBagaimana mengekspor catatan ke Word untuk laporan?
JKlik '📄 Export Word' di kanan atas, pilih rentang Dari–Sampai Tanggal (atau kosongkan untuk semua catatan), lalu 'Download .doc'. File yang dihasilkan A4 landscape dan rapi untuk Word, LibreOffice, atau Google Docs.
TKenapa beberapa baris ditandai bintang ★ dan warnanya oranye?
JTanda ★ dan badge oranye menandakan catatan itu berasal dari Aktivitas Lainnya, bukan kelas program reguler (yang berwarna teal). Ini membantu membedakan jenis kegiatan saat membaca rekap.
TFilter sudah saya pilih tapi tabel tidak berubah, kenapa?
JFilter Trainer dan Program langsung berlaku saat dipilih, tetapi filter tanggal baru aktif setelah Anda klik 'Terapkan'. Gunakan tombol '✕' di sebelahnya untuk menghapus filter tanggal dan menampilkan semua catatan lagi.
🎯
FITUR 16

Briefing

Halaman review mingguan/bulanan yang menggabungkan Trainer Scorecard 2.0 (skor performa 0-100 per trainer) dan Cross-Data Insights (korelasi antar-data seperti kehadiran vs murid stop).

📋 Fitur Utama

  • Dua subtab: 🏆 Trainer Scorecard 2.0 dan 🔗 Cross-Data Insights, dipilih lewat tombol di atas.
  • Trainer Scorecard: Composite Score 0-100 per trainer dari 4 dimensi berbobot — Attendance 40%, Retention 30%, Report 20%, Class Health 10% — dengan label ⭐ Excellent, ✅ Good, 🟡 OK, 🟠 Needs Attention, 🔴 Critical.
  • Kartu ringkasan scorecard: Total Trainer, Avg Composite, jumlah Excellent (≥85), dan jumlah Critical (<40); tabel bisa diurutkan dengan klik header tiap kolom.
  • Cross-Data Insight #1 (Attendance ↔ Stop): membandingkan rata-rata hadir murid aktif vs murid yang sudah stop, plus verdict korelasi dan daftar murid stop terbaru diurut dari hadir terendah.
  • Cross-Data Insight #2 (Bermasalah → Follow-Up): per trainer, berapa event kelas bermasalah vs berapa FU yang dibuka, lengkap dengan ratio FU per Bermasalah dan FU yang masih Open.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana Composite Score trainer dihitung?
JSkor 0-100 dari gabungan 4 dimensi: Attendance (40%), Retention (30%), Report (20%), dan Class Health (10%). Jika sebuah komponen tidak punya data, komponen itu di-skip dan bobotnya dibagi ke komponen lain, jadi skor tetap adil.
TApa beda subtab Trainer Scorecard dan Cross-Data Insights?
JTrainer Scorecard menilai performa per individu trainer dalam satu angka komposit. Cross-Data Insights mencari hubungan antar-data lintas trainer/murid — misalnya apakah kehadiran rendah memprediksi murid stop, dan apakah kelas bermasalah berujung banyak follow-up.
TKenapa ada trainer yang skornya tertulis '—' atau No Data?
JKarena trainer itu belum punya data cukup di keempat dimensi (belum ada absensi, enrollment, atau report yang tercatat). Skor akan muncul setelah ada aktivitas yang terekam di sistem.
TApa maksud 'Verdict' di Insight #1 Attendance ↔ Stop?
JVerdict menyimpulkan seberapa kuat hubungan antara hadir rate rendah dan murid berhenti, berdasarkan selisih (gap) rata-rata hadir murid aktif vs murid stop. Gap besar berarti kehadiran rendah memang sinyal kuat murid akan stop — bisa dipakai untuk intervensi dini.
TUntuk apa angka 'FU per Bermasalah Ratio'?
JRatio ini menunjukkan berapa follow-up yang dibuka untuk tiap event kelas bermasalah per trainer. Ratio tinggi berarti banyak follow-up yang sifatnya reaktif (memadamkan masalah), jadi bisa jadi tanda kelas trainer itu butuh perhatian lebih.
📋
FITUR 17

Laporan BoD

Laporan ringkas level-direksi (mingguan atau bulanan) berisi pertumbuhan murid, keuangan, kehadiran, trainer & kapasitas cabang — lengkap dengan perbandingan periode lalu, insight otomatis, dan tombol simpan PDF.

📋 Fitur Utama

  • Pilihan periode 🗓️ Mingguan / 📆 Bulanan plus input Tanggal acuan untuk menentukan periode mana yang dilaporkan.
  • 6 kartu KPI headline (Revenue Lunas, Murid Baru, Murid Stop, Pertumbuhan Net, Sesi Berjalan, Kehadiran) — masing-masing dengan chip naik/turun (▲▼) berwarna vs periode sebelumnya.
  • Bagian Pertumbuhan & Retensi Murid, Keuangan (revenue per program & per cabang + tagihan belum lunas), Operasional Kelas & Kehadiran, serta Trainer & Kapasitas Cabang.
  • Ringkasan & Insight otomatis dalam bentuk poin-poin (mis. cabang dengan murid aktif terbanyak, program dengan stop terbanyak, jumlah invoice belum lunas).
  • Tombol 🖨️ Simpan PDF yang membuka jendela cetak rapi ukuran A4 untuk disimpan sebagai PDF. Menu ini hanya tampil untuk admin (bukan trainer).

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara membuat dan menyimpan Laporan BoD sebagai PDF?
JPilih Mingguan atau Bulanan, atur Tanggal acuan bila perlu, lalu klik 🖨️ Simpan PDF. Akan terbuka jendela cetak A4 — pilih 'Save as PDF' di dialog print. Jika tidak muncul, izinkan popup di browser Anda.
TApa arti chip warna dan tanda panah ▲▼ pada kartu KPI?
JChip membandingkan angka periode ini dengan periode sebelumnya: hijau berarti perubahannya bagus, merah berarti memburuk, abu-abu netral. Catatan: untuk Murid Stop, naik justru ditandai merah karena lebih banyak yang berhenti itu buruk.
TPeriode 'mingguan' itu dihitung dari kapan sampai kapan?
JMingguan mengambil minggu (Senin–Minggu) yang memuat Tanggal acuan, dibandingkan dengan minggu sebelumnya. Bulanan mengambil bulan penuh dari tanggal acuan vs bulan sebelumnya.
TKenapa beberapa baris menampilkan '—' di kolom Periode lalu?
JKarena baris itu adalah angka snapshot kondisi terkini (mis. Total murid, Murid aktif, Belum lunas, kapasitas cabang) yang sifatnya nilai saat ini, bukan akumulasi periode — jadi tidak ada pembanding periode lalu.
TDari mana angka Kehadiran dan Kelas bermasalah berasal?
JKeduanya dihitung otomatis dari data Absensi pada periode terpilih: Kehadiran = jumlah 'Hadir' dibagi total absensi, dan Kelas bermasalah = sesi yang ditandai bermasalah saat ambil absen. Jadi laporan ini akan akurat selama absensi diisi rutin.
🎓
FITUR 18

Sertifikat & Nilai

Isi nilai murid lalu cetak Rapor & Sertifikat siap-PDF, dengan desain template yang bisa di-upload dan diatur sendiri.

📋 Fitur Utama

  • Tiga mode lewat tombol di kanan atas: 📜 Buat (cetak sertifikat), ✍️ Nilai (isi skor murid), dan 🎨 Edit Template (admin saja).
  • Mode Buat: cari murid yang sudah Selesai level lewat kotak '🔎 Cari murid selesai level', filter rentang tanggal selesai, lalu isi Nama/Program/Level/Tanggal. Tombol '🔢 Nomor otomatis' membuat nomor sertifikat berurutan (IG/CERT/tahun/0001).
  • Tombol '🖨️ Cetak / Simpan PDF' membuka tampilan cetak A4 landscape; centang 'Sertakan halaman nilai (hal. 2)' untuk menambahkan lembar nilai murid di belakang sertifikat.
  • Mode Nilai: pilih Program & Level lalu ketik nama murid, isi nilai huruf (A, A-, B+, dst.) per aspek, lalu '💾 Simpan Nilai', '🖨️ Cetak Rapor', atau '🎓 Buat Sertifikat'. Penilai tercatat otomatis dari akun yang login.
  • Bagian '⚙️ Kelola aspek/kriteria penilaian' (admin): tambah/ubah daftar aspek per program & level — satu aspek per baris — lalu '💾 Simpan Kriteria'.
  • Mode Edit Template (admin): upload gambar desain latar (JPG/PNG/WebP, maks 8 MB) bisa global atau khusus per Program & Level, seret teks (nama, program, tanggal, dll.) untuk atur posisi, ubah ukuran/warna/tebal/rata, lalu '💾 Simpan Template'.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TKenapa nama murid tidak muncul di kotak 'Cari murid selesai level' mode Buat?
JDaftar kandidat hanya berisi murid yang status enrollment-nya sudah 'Selesai'. Kalau murid belum ditandai selesai di tab Kelas/Follow Up, dia belum akan muncul di sini. Anda tetap bisa mengetik Nama, Program, dan Level secara manual.
TBagaimana cara mengisi dan menyimpan nilai murid?
JBuka mode '✍️ Nilai', pilih Program dan Level, lalu ketik nama murid di kolom Murid. Tabel aspek akan muncul — pilih nilai huruf di setiap baris, lalu klik '💾 Simpan Nilai'. Sistem otomatis mencatat siapa penilainya.
TApa beda 'Cetak Rapor' dan 'Buat Sertifikat' di mode Nilai?
J'🖨️ Cetak Rapor' langsung membuka lembar nilai (rapor) A4 untuk dicetak/PDF. '🎓 Buat Sertifikat' memindahkan murid tadi ke mode Buat agar Anda bisa mencetak sertifikatnya — nilainya bisa ikut sebagai halaman 2.
TAspek penilaian untuk program saya belum ada / mau ditambah, bagaimana?
JDi mode Nilai, buka bagian '⚙️ Kelola aspek/kriteria penilaian' (khusus admin), isi Program dan Level, ketik aspek satu per baris, lalu '💾 Simpan Kriteria'. Aspek baru langsung bisa dinilai. Bawaan sudah ada untuk program SMC Level 1–4.
TBagaimana mengganti desain sertifikat dengan gambar kita sendiri?
JMasuk mode '🎨 Edit Template' (admin), pilih 'Desain untuk' (Semua/global atau Program & Level tertentu), upload gambar (JPG/PNG/WebP maks 8 MB), lalu seret tiap teks ke posisi yang pas dan atur ukuran/warna. Terakhir klik '💾 Simpan Template'.
👮
FITUR 19

Personnel

Halaman khusus untuk mengelola akun login semua personil, mengatur peran (Super Admin / Admin / Trainer), serta menentukan hak akses tiap peran dan tab tambahan untuk trainer.

📋 Fitur Utama

  • Form 'Daftarkan Personil Baru': isi Nama Lengkap, Username (login), Password (min. 6 karakter), pilih Peran, dan untuk trainer bisa dicocokkan dengan Nama Trainer dari Master Data, lalu klik '+ Buat Akun'.
  • Tabel 'Daftar Personil': menampilkan Nama, Username, Peran (dropdown untuk ubah peran langsung), Trainer, Status (Aktif/Nonaktif), dan tombol aksi 🔑 Reset Password, 🚫/✅ Nonaktifkan-Aktifkan, serta 🗑️ Hapus.
  • Panel '🔑 Matriks Hak Akses (Permissions)': centang hak akses per peran (mis. Kelola data murid, Keuangan, Master Data, Sertifikat) lalu klik '💾 Simpan Hak Akses'.
  • Panel '🧑‍🏫 Akses Tambahan Trainer': centang tab ekstra yang boleh dibuka trainer di luar default (Input Lesson, Data Murid, Invoice, Analytics, dll), lalu '💾 Simpan Akses Trainer' — berlaku untuk SEMUA trainer.
  • Banner pengaman otomatis muncul bila Anda bukan Super Admin (hanya bisa melihat) atau bila belum ada Super Admin sama sekali.
  • Pengaman bawaan: Super Admin terakhir tidak bisa diturunkan, dinonaktifkan, atau dihapus; akun sendiri juga tidak bisa dinonaktifkan/dihapus.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TBagaimana cara membuat akun login baru untuk admin atau trainer?
JDi form 'Daftarkan Personil Baru', isi Nama Lengkap, Username, Password (min. 6 karakter), pilih Peran, lalu klik '+ Buat Akun'. Username minimal 3 karakter dan hanya boleh huruf/angka serta tanda . _ -.
TKenapa saya hanya bisa melihat daftar tapi tidak bisa menambah atau mengubah personil?
JKarena hanya Super Admin yang boleh mengelola personil. Admin & Trainer hanya bisa melihat. Pengecualian: jika belum ada Super Admin sama sekali, seorang Admin boleh membuat Super Admin pertama.
TApa beda 'Matriks Hak Akses' dengan 'Akses Tambahan Trainer'?
JMatriks Hak Akses mengatur fitur apa yang boleh dipakai tiap PERAN secara umum. Akses Tambahan Trainer khusus memberi trainer izin membuka TAB tertentu di luar bawaannya (Jadwal, Follow Up, Murid Stop, Absensi) — dan berlaku untuk semua trainer sekaligus.
TBagaimana kalau trainer lupa password-nya?
JKlik tombol 🔑 di baris personil tersebut, lalu masukkan password baru (min. 6 karakter). Password lama langsung diganti tanpa perlu password lama.
TKenapa Super Admin terakhir tidak bisa saya hapus atau nonaktifkan?
JSistem sengaja melindungi agar selalu ada minimal satu Super Admin aktif. Buat dulu Super Admin pengganti, baru akun lama bisa diturunkan, dinonaktifkan, atau dihapus.
⚙️
FITUR 20

Pengaturan Sistem

Pusat informasi penyimpanan data otomatis, pembuatan & pemulihan backup, serta pengarsipan (archive) data lama agar sistem tetap cepat.

📋 Fitur Utama

  • Kartu '✅ Data Otomatis Tersimpan': penjelasan bahwa semua data (kelas, murid, follow up, invoice) otomatis tersimpan setiap ada perubahan — tanpa perlu klik simpan.
  • Tombol '💾 Buat Backup Manual' untuk membuat salinan data kapan saja, dan '📂 Lihat Backup' untuk membuka daftar backup yang tersimpan.
  • Panel '📦 Archive Manager': memindahkan data lama yang sudah selesai (Kelas Selesai, Murid Stop, Invoice Lunas, Follow Up Closed, Aktivitas Lama) ke sheet arsip terpisah.
  • Pilihan threshold umur data yang diarsipkan: 6, 12, 18, 24, atau 36 bulan, dengan tombol '🔄 Refresh Stats' dan '📦 Jalankan Archive Sekarang'.
  • Kotak statistik archive menampilkan jumlah data 'aktif' vs 'terarsip' per kategori sehingga Anda tahu apa yang akan dipindahkan.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TApakah saya perlu klik 'Simpan' supaya data tidak hilang?
JTidak. Semua data otomatis tersimpan setiap kali ada perubahan. Halaman ini hanya untuk backup manual dan pengarsipan, bukan untuk menyimpan data harian.
TApa fungsi 'Buat Backup Manual' dan kapan sebaiknya dipakai?
JTombol ini membuat salinan data pada titik waktu tertentu sebagai cadangan ekstra. Cocok dijalankan sebelum melakukan perubahan besar, mis. sebelum impor data atau menjalankan archive.
TApa itu Archive Manager dan apakah data yang diarsip hilang?
JArchive Manager memindahkan data lama yang sudah closed/selesai ke sheet arsip terpisah agar sistem lebih ringan dan cepat. Data tidak hilang — tetap aman di sheet arsip dan bisa di-restore manual lewat Google Sheet bila diperlukan.
TBagaimana cara menjalankan archive dan apa yang dipindahkan?
JPilih threshold (mis. '12 bulan'), klik '📦 Jalankan Archive Sekarang', lalu konfirmasi. Yang dipindah hanya data lebih tua dari threshold dengan status Kelas=Selesai, semua Murid Stop, Invoice=Lunas, Follow Up yang sudah Stopped, dan Aktivitas lama.
TKenapa sistem terasa lambat dan apakah archive bisa membantu?
JSeiring waktu data menumpuk dan membuat sistem berat. Menjalankan Archive Manager memindahkan data lama keluar dari sheet aktif sehingga loading jadi lebih cepat. Cek dulu jumlah data 'aktif' di statistik archive untuk memperkirakan dampaknya.
📋
FITUR 21

Log Aktivitas

Rekam jejak otomatis semua aksi penting dalam sistem — siapa menambah murid, membuat invoice, menandai stop, backup, dan lainnya — lengkap dengan waktu dan deskripsi.

📋 Fitur Utama

  • Empat kartu ringkasan di atas: 📋 Total Log, 📅 Hari Ini, ☁️ Sync, dan 🚫 Stop Murid.
  • Filter pencarian: kotak 'Cari Log', dropdown 'Jenis Aksi' (mis. Tambah Murid, Buat Invoice, Stop, Backup), filter rentang tanggal, dan tombol '✕ Reset'.
  • Tabel log dengan kolom Waktu, Jenis Aksi (badge berwarna per tipe), Entity, dan Deskripsi — entri terbaru tampil di atas.
  • Tombol '📥 Export CSV' untuk mengunduh log dan '🗑️ Hapus Semua Log' untuk membersihkan seluruh riwayat.
  • Panel '🔍 Field-Level Audit Log' di bagian bawah: klik '🔄 Load Audit' untuk melihat detail perubahan status Follow Up dan kategori Murid Stop.
  • Baris log kosong/corrupt otomatis disembunyikan dengan peringatan, agar tampilan tetap rapi.

❓ Tanya–Jawab (FAQ)

TUntuk apa tab Log Aktivitas ini?
JUntuk melacak rekam jejak semua aksi di sistem — misalnya kapan murid ditambahkan, invoice dibuat, atau murid ditandai stop. Berguna untuk memeriksa siapa melakukan apa dan kapan.
TBagaimana cara mencari aksi tertentu di log?
JKetik kata kunci di kotak 'Cari Log', atau pilih kategori di dropdown 'Jenis Aksi', dan/atau pakai filter tanggal. Klik '✕ Reset' untuk menghapus semua filter sekaligus.
TApa beda 'Log Aktivitas' biasa dengan 'Field-Level Audit Log'?
JLog Aktivitas mencatat aksi umum (tambah/edit/stop/backup). Field-Level Audit Log lebih detail: ia menyimpan setiap perubahan status Follow Up dan kategori Murid Stop. Klik 'Load Audit' untuk memuatnya.
TApakah aman menekan 'Hapus Semua Log'?
JTombol itu menghapus SELURUH riwayat log secara permanen dan tidak bisa dibatalkan. Sebaiknya '📥 Export CSV' dulu sebagai cadangan sebelum menghapus, dan hanya lakukan bila log dipenuhi baris kosong/corrupt.
TKenapa ada peringatan 'baris log kosong/corrupt sudah disembunyikan'?
JItu artinya ada baris log tanpa isi (sisa data lama yang rusak) yang otomatis disembunyikan dari tampilan agar rapi. Bila ingin membersihkannya dari sheet, Anda bisa klik 'Hapus Semua Log'.